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Un dueño de casa sin aire acondicionado o con una tubería rota le llama a la siguiente empresa si usted no contesta. Nuestro Agente de Llamadas con IA funciona como un contestador con IA para contratistas: atiende a nombre de su empresa las 24 horas para que esos trabajos no se le escapen.
Respuesta rápida
Una recepcionista virtual con IA es un asistente de voz que contesta las llamadas de su negocio cuando su equipo no puede, conversa con quien llama de forma natural, reúne los datos que usted necesita (nombre, dirección, problema, urgencia) y le pasa el lead a su equipo de inmediato. Para los contratistas de oficios, vale más fuera de horario, en fines de semana y en temporada alta, cuando todas las líneas están ocupadas.
Nuestro Agente de Llamadas con IA es ese servicio, configurado y administrado para su empresa. Escribimos el flujo de llamadas según su oficio, su área de servicio y sus reglas, y luego revisamos los resultados con usted cada mes.
Por qué importa
Una llamada perdida de un dueño de casa con un problema urgente casi siempre es un trabajo perdido, no uno aplazado. Quien tiene un calentador de agua con fuga o un aire acondicionado descompuesto en agosto no deja un mensaje de voz para esperar. Regresa a los resultados de búsqueda y le llama a la siguiente empresa.
El costo va más allá de ese trabajo. Un cliente nuevo que llamó por una emergencia puede convertirse en un contrato de mantenimiento, un reemplazo de sistema y una recomendación a sus vecinos. Cuando la llamada se va al buzón, todo eso se lo lleva un competidor.
Las llamadas perdidas también pueden perjudicar su publicidad. La página de ayuda de Google sobre cómo funciona el posicionamiento de Local Services Ads menciona su rapidez para responder a los clientes como un factor, y dice que las llamadas perdidas pueden afectarlo negativamente. Si usted paga por esos leads, contestar cada uno protege tanto el lead como la posición de su anuncio.
La mayoría de los contratistas no sabe cuántas llamadas pierde. Un recibo de teléfono no le muestra al dueño de casa que colgó al cuarto timbre. Por eso el seguimiento de llamadas es parte de cada agente de llamadas con IA que configuramos.
Cómo le ayuda
Noches, fines de semana y días festivos atendidos a nombre de su empresa en lugar de irse al buzón de voz. Quien llama tiene una conversación real y un siguiente paso claro, y su equipo recibe el lead por escrito.
Cuando los teléfonos no paran durante una ola de calor o una helada, las llamadas extra se siguen contestando. El personal de su oficina sigue atendiendo las llamadas que tiene enfrente y nadie más escucha el tono de ocupado.
Nombre, número para devolver la llamada, dirección del servicio, problema y urgencia reunidos en cada llamada, para que su técnico devuelva la llamada sabiendo ya de qué trabajo se trata.
Las emergencias se marcan para que su técnico de guardia dé seguimiento rápido, según las reglas que usted defina. Un drenaje lento puede esperar a la mañana. Un olor a gas o agua que cae del techo, no.
Un resumen por escrito de cada llamada enviado a su equipo, para que nada se pierda entre el sistema que contesta, el tablero de despacho y el técnico en la camioneta.
Llamadas relacionadas con su página web, su Perfil de Empresa en Google (Google Business Profile) o sus anuncios, para que sepa qué está funcionando. Puede ver qué marketing le trae trabajos reales y cuál solo le trae gente que compara precios.
Temporadas de Texas
En Texas, las llamadas no llegan parejas. Llegan todas de golpe, cuando cambia el clima y todos los dueños de casa del pueblo tienen el mismo problema.
Una ola de calor en verano llena las líneas de HVAC (aire acondicionado y calefacción) con llamadas porque el aire no enfría. Una helada fuerte les manda a los plomeros llamadas por tuberías rotas toda la noche. El granizo y el viento traen a los techadores una ola de solicitudes de inspección la mañana después de una tormenta. Esos son los días en que una oficina pequeña pierde más llamadas, y los días en que esas llamadas valen más.
Un contestador con IA no se cansa a las 9 p.m. Contesta las llamadas de exceso cuando todas las líneas de su oficina están ocupadas y reúne los mismos datos en la llamada número cien que en la primera.
Compare sus opciones
Cada opción tiene ventajas y desventajas. Así se comparan para un contratista de oficios.
| Opción | Cobertura fuera de horario | Lo que vive quien llama | Desventajas |
|---|---|---|---|
| Buzón de voz | Siempre activo | Una grabación y una espera | Muchas personas con urgencias cuelgan y le llaman a alguien más |
| El celular del dueño | Solo cuando usted puede contestar | Una persona, si usted contesta | Agotamiento, llamadas perdidas mientras trabaja, sin registros |
| Servicio de contestadora tradicional | Normalmente disponible | Un operador en vivo leyendo un guion | Los operadores tal vez no conocen su oficio; la calidad varía según el turno |
| Personal propio fuera de horario | Las horas que usted pueda cubrir con personal | Su propio equipo capacitado | Más nómina; es difícil cubrir todas las noches y días festivos |
| Agente de Llamadas con IA | 24/7, incluido el exceso de llamadas cuando las líneas están ocupadas | Una conversación natural a nombre de su empresa | Necesita un flujo de llamadas bien hecho y reglas claras de traspaso |
Antes del lanzamiento
Un agente de llamadas con IA es tan bueno como las reglas que tiene detrás. Revisamos estas decisiones con usted antes de desviar una sola llamada, porque definen cada conversación.
Haga coincidir también su horario público con sus reglas de llamadas. El Perfil de Empresa en Google le permite configurar horarios especiales para días festivos y otras excepciones, para que los dueños de casa vean el horario correcto mientras su agente atiende las llamadas que siguen llegando.
Configuración
01
Servicios, área de servicio, horario, políticas de precios y cómo quiere que se manejen las emergencias. También aprendemos cómo habla su oficina con los clientes para que el agente suene como su empresa.
02
Construimos el flujo de llamadas con el estilo de su empresa y lo probamos con escenarios reales: la emergencia, quien solo compara precios, el cliente actual y el número equivocado.
03
Se desvían las llamadas fuera de horario o de exceso y se conectan los resúmenes con su equipo. Sus clientes siguen llamando al número que ya conocen.
04
Revisamos los resultados de las llamadas cada mes y ajustamos el guion, agregando respuestas a las preguntas más frecuentes de quienes llaman.
Ejemplo de llamada
Así fluye una llamada típica fuera de horario para una empresa de plomería. Sus reglas deciden cada paso, y cada llamada termina con un resumen en manos de su equipo.
Este ejemplo muestra la estructura, no un guion para copiar. Una empresa de techos podría preguntar por daños de tormenta y reclamos al seguro, y una empresa de HVAC podría preguntar por la antigüedad del sistema y si alguien en la casa está en riesgo por el calor.
La meta es la misma para todos los oficios: que el dueño de casa se sienta escuchado, reciba una respuesta clara sobre lo que sigue y que su técnico devuelva la llamada con todo lo necesario para cotizar o despachar.
El agente contesta a nombre de su empresa y pregunta en qué puede ayudar.
La persona describe agua que se está extendiendo desde el clóset del calentador de agua.
El agente reúne el nombre, el número para devolver la llamada, la dirección y si ya se cerró el agua.
Sus reglas la marcan como urgente, y se avisa a su técnico de guardia con los datos.
La persona escucha cuándo esperar que le devuelvan la llamada, según su política.
Su oficina recibe un registro por escrito en la mañana, aunque el trabajo se haya atendido durante la noche.
Cómo se mide
Evalúe un contestador con IA por los trabajos agendados, no por cuántas llamadas contestó. Contestar es el primer paso. Lo que importa es si esas conversaciones se convierten en trabajo programado para sus técnicos.
Cada mes revisamos con usted todo el camino, desde el timbre hasta el ingreso. ¿De dónde vienen las llamadas? ¿A qué hora llegan? ¿Cuántas fueron urgentes y qué tan rápido devolvió la llamada su equipo? ¿Qué llamadas se convirtieron en trabajos agendados y cuáles no llegaron a nada? Los patrones aparecen rápido. Un aumento de llamadas los domingos por la tarde podría justificar una guardia. Una serie de llamadas desde fuera del área podría significar que hay que ajustar el área de servicio en su Perfil de Empresa.
Cómo elegir un servicio
Haga estas preguntas antes de desviar una sola llamada a cualquier proveedor, incluidos nosotros.
Quien solo toma recados anota un nombre y un número. Un agente de llamadas con IA preparado para su oficio hace las preguntas que deciden cómo se atiende un trabajo: cuál es el problema, si está empeorando, la dirección del servicio y si quien llama ya es cliente. Pida escuchar una llamada de prueba para su oficio.
Debe haber reglas claras de traspaso. Algunas llamadas deben llegar de inmediato a su técnico de guardia. Otras, como una disputa de cobro o un cliente molesto, deben ir con un gerente. Asegúrese de poder cambiar esas reglas sin empezar desde cero.
Debe recibir un resumen por escrito de cada conversación, no solo de las marcadas como leads. Los resúmenes le ayudan a mejorar el flujo de llamadas, a resolver quejas de “llamé y nadie me regresó la llamada” y a detectar los servicios que la gente está pidiendo.
Piense en quién llama a su oficina. En muchos mercados de Texas eso incluye dueños de casa que hablan español, administradores de propiedades y cuentas comerciales. Pregúntele a cualquier proveedor cómo atiende a cada uno antes de lanzar.
Nuestro Agente de Llamadas con IA contesta las llamadas entrantes de personas que se comunicaron con su empresa. Las llamadas salientes son otro tema. La FCC determinó que las voces generadas con IA en llamadas automatizadas cuentan como “artificiales” según la Telephone Consumer Protection Act, así que tenga cuidado con cualquier herramienta que haga llamadas automáticas con IA a clientes.
El costo depende sobre todo del volumen de llamadas, de cuántas horas y líneas quiere cubrir y de qué tan complejo es su flujo de llamadas. Una empresa de un solo oficio que cubre noches y fines de semana necesita una configuración más sencilla que una empresa de varios oficios que manda emergencias a distintos equipos de guardia. Compare ese costo con lo que valen para su negocio unas cuantas llamadas perdidas en temporada alta.
Contestar las llamadas es la mitad del trabajo. La otra mitad es saber de dónde vinieron. Pregunte si las llamadas se relacionan con su página web, su Perfil de Empresa en Google y sus anuncios, para que su reporte mensual muestre qué canales generan trabajos agendados.
Evite esto
La mayoría de los problemas que vemos vienen de una configuración apresurada, no de la tecnología en sí.
Desviar llamadas desde el primer día sin correr escenarios de prueba significa que sus clientes encuentran las fallas primero. Pruebe la emergencia, el cliente molesto y quien solo quiere saber el precio.
Si nadie sabe quién recibe la alerta de las 2 a.m., el lead se queda esperando hasta la mañana. Nombre a un responsable principal y a un suplente, y decida qué pasa si ninguno responde.
Capturar el lead no sirve de nada si su equipo devuelve la llamada horas después. Defina un estándar para devolver las llamadas urgentes y revíselo cada mes.
Los resúmenes de llamadas muestran lo que piden los dueños de casa, lo que los confunde y dónde hay que mejorar el flujo de llamadas. Ignorarlos significa repetir los mismos errores toda la temporada.
A quién le ayuda
Todos los oficios pierden llamadas. Estos son los momentos que más nos mencionan los contratistas de Texas.
Plomeros en un trabajo con las dos manos ocupadas cuando llama la siguiente emergencia.
Técnicos manejando entre llamadas de servicio que no pueden contestar el teléfono con seguridad.
Personal de oficina atendiendo varias líneas que suenan a la vez en la mañana más ocupada de la temporada.
Preguntas frecuentes
El Agente de Llamadas habla de forma natural y contesta a nombre de su empresa. Recomendamos avisar desde el inicio que la persona está hablando con un asistente virtual, y el agente puede pasar la llamada a una persona cuando sus reglas lo indiquen.
No. La mayoría de los contratistas lo usa para llamadas fuera de horario, fines de semana y exceso de llamadas cuando la oficina está ocupada, para que su equipo se concentre en las llamadas que ya está atendiendo.
Usted decide. Las configuraciones más comunes marcan emergencias como no tener calefacción durante una helada o una fuga activa, y avisan de inmediato a su técnico de guardia con los datos de quien llamó.
Sí. Normalmente las llamadas se desvían desde su número actual fuera de horario o cuando las líneas están ocupadas, así que sus clientes siguen llamando al número que conocen.
Cada llamada genera un resumen para su equipo, y la actividad de llamadas se incluye en su reporte mensual junto con el posicionamiento y los leads.
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